恵比寿から3分の税理士・会計事務所、
フューチャリング恵比寿です。

本日は、ビジネス文書についてお話したいと思います。


仕事上の情報の伝達は、間違いがないように文書により行なうことが通例です。

近年は紙面ではなく電子メールの伝達が増えていますが、文書主義の原則という点では変わりません。

ビジネス文書には、証拠能力や正確な伝達といった重要な役割があります。


社内用と社外用とがあり、主なものを見てみます。

■社内文書の種類

‥礎の流れで上下各々に伝達する文書
 
稟議書・・・案件の決済を求める場合

上申書・・・権限のない事項の上部の意見・希望を求める

報告書・・・業務の状況や結果等を報告する

通達・・・社内の全員に対して、統一した行動を命令・指示する

指示書・・・業務上の指示を与える

部門間で連絡しあう文書

通知文書・・・実施、開催、処理事項の通知

回覧文書・・・通知事項や資料を回覧

依頼文書・・・特定の事項の処理を依頼する

照会文書・・・業務上の内容を問い合わせる

回答文書・・・照会文書に対する回答書


社内文書は、簡潔に書くことが求められます。

前文や挨拶文は必要なく、丁寧語は必要最小限。

「ですます」調で、箇条書き部分は「である」調が適当です。

同一文を多数に発信する時は、○○各位などと記すとよいでしょう。



■社外文書の種類

‐取引上の文書(法律上の契約は除く)

通知状・・・会議の開催や社屋移転等の通知

案内状・・・行事、式典、新規業務案内等

依頼状・・・見積書やカタログ送付等の依頼

注文書・・・商品購入等を申し込む

督促状・・・相手にある行為を促すとき

⊆匕鯏な文書

挨拶状・・・開業、移転、年賀、暑中見舞等

招待状・・・行事や式典、催事などに招く

お礼状・・・面談、催事出席、商品購入等の行為に対しての御礼
 
詫び状・・・こちらの行為に対して詫びる時

見舞状・・・被災や病気見舞等相手を慰める


社外文書は、社外の人にこちらの意思・希望を伝えるための文書であり、
重要な役割を担っています。

用件をわかりやすく気配りのある敬語・丁寧語を使い、文が複雑で長くなる時は、
別記や箇条書きをするとわかりやすくなります。

企業活動を円滑に行なうため、正確に伝えることを心がけましょう。


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